Бухгалтерия для ИП: как организовать процесс со штатным сотрудником и аутсорсом

Начинающие предприниматели в статусе ИП часто вопросу ведения бухгалтерии не уделяют достаточно внимания. Кто-то считает, что это не обязательно, кто-то – что легко и просто.Закон не обязывает ИП вести бухгалтерию, но налоговый учет не отменяет. С чего начать бухгалтерский учет в ИП, понимают только опытные предприниматели. На этапе разработки бизнес-плана одновременно с выбором системы налогообложения определяется, кто будет заниматься бухучетом. На УСН при небольшом количестве работников справляются самостоятельно, ОСНО сложнее, поэтому требуется помощь.

Нужен ли бухучет в ИП

По закону № 402-ФЗ ИП не обязаны вести бухучет, но отчитываться перед государством необходимо. В 2018 ИП можно просто хранить первичную документацию и заполнять учетную книгу (в бумажном или электронном формате). На ЕНВД и книга необязательна, ведь бухгалтерская отчетность не сдается.

Бухгалтерия ИП – это:

    учет объектов, облагаемых налогами

Действия зависят от системы налогообложения и количества работников.

Грамотный бухучет позволяет:

  • проводить анализ бизнес-деятельности
  • выбирать направление и разрабатывать планы
  • повысить эффективность работы за счет упорядоченности информации
  • контролировать кредиторские и дебиторские задолженности
  • без ошибок и вовремя предоставлять отчеты

На этапе планирования необходимо рассчитать доходы и издержки, чтобы не ошибиться при выборе системы налогообложения. После выбора режима следует ознакомиться с формами отчетности и налоговым календарем на сайте ФНС. Потом важно объективно оценить уровень своих знаний в сфере бухучета. На ЕНВД, УСН и ПСН справиться может любой, если использует бесплатные онлайн-сервисы. На ОСНО сложнее, поэтому требуется штатный (приходящий) бухгалтер или услуги аутсорсинговой компании.

Варианты бухучета ИП

На ЕНВД журнал вести не обязательно, отчеты налоговикам сдаются до 25-го числа каждого квартала. На ЕСХН КУДиР ведется, отчеты сдаются раз в год (до 31.03).

  • 15% от суммы, полученной при вычете издержек из доходов
  • 6% от доходов

Журнал ведется, отчет сдается раз в год (до 31.03), авансовые платежи можно вносить до 20-го числа последнего месяца квартала. Патент не всегда доступен, журнал ведется, отчетности нет. Для УСН и патента требуется кадровый учет и внесение взносов на сотрудников во внебюджетные фонды.

ОСНО позволяет вести бизнес с юридическими лицами, платящими НДС.

  • ведение журнала
  • кадровый учет
  • начисление налогов и взносов
  • составление отчетов по НДС до 25-го числа каждого квартала, по НДФЛ раз в год до 30.04
  • заполнение журнала продаж/покупок
  • выставление и регистрация счетов

Независимо от того, кто занимается бухгалтерией, учет должен быть профессиональным. Если количество работников и хозяйственных операций небольшое, предприниматель справляется сам. Это позволяет сэкономить на зарплате штатного бухгалтера или специалиста из аутсорсинговой компании. На ЕНВД, УСН и ПСН схема простая, особенно при использовании сервисов онлайн-бухгалтерии.

Штатный бухгалтер принимается на работу по трудовому договору, ведет бухгалтерский, кадровый и налоговый учета. Он несет ответственность по закону и договору, но требуется рабочее место, а это дополнительные затраты.

Их нет, если сотрудник приходящий. Оплата его труда ниже, но и обязанностей меньше. Первичную документацию удаленный бухгалтер не оформляет, налоговую тоже не посещает. При приеме на работу сложно оценить квалификацию, а отсутствие договора не позволяет установить уровень ответственности.

Выгоднее бухгалтер аутсорсинговой компании с фиксированным вознаграждением. Бухучет не прерывается, не оборудуется место, не покупается программное обеспечение, ответственность ложится на аутсорсинговую компанию. Такой специалист составляет отчеты и общается с налоговиками. Единственный минус – необходимость в самостоятельном оформлении первичной документации.

Какой вариант учета выбрать, каждый предприниматель решает сам после анализа плюсов и минусов. Делать все самостоятельно дешевле, но важно, чтобы не страдало качество. Плюс наличия бухгалтера – экономия времени, возможность использовать его для непосредственного ведения дела.

Ведение бухучета ИП самостоятельно

Самостоятельный учет позволяет контролировать процессы бизнеса: распределять финансы, отслеживать результаты деятельности и повышать эффективность. Облегчить процесс может онлайн-сервис. На компьютер ничего не нужно скачивать, формы документации стандартные, специальные знания не требуются. Онлайн-сервисы более экономичны, чем специальные программы, доступные и простые в использовании.

Перед началом работы требуется подготовка:

  • знакомство с отчетами выбранной системы на сайте ФНС
  • изучение налогового календаря (позволит избежать начисления пени и штрафов)
  • выбор онлайн-сервиса

Чтобы своевременно зафиксировать хозяйственные операции, необходимо хранить и регистрировать всю первичную документацию: договоры, банковские выписки, отчеты по кассе, личные дела работников.

Если увеличивается количество работников, бухучет усложняется и занимает больше времени.

Этап 1. Выбор системы налогообложения

Выбирая систему налогообложения, учитывается:

Преимущества различных систем

  • вид деятельности
  • стоимость основных средств
  • количество контрагентов
  • объем доходов
  • количество работников
  • возможность применения льготной ставки
  • региональные особенности
  • порядок уплаты страховых взносов за сотрудников

ОСНО – режим, подходящий для любой сферы деятельности. ИП платит налог на имущество (2%) и на доходы (13%), НДС.

ОСНО выбирают, если:

  • контрагенты платят НДС
  • льготные режимы нельзя применить
  • у ИП категория льготника по НДФЛ (образование, медицина)

Занимаясь различными видами деятельности, ОСНО совмещается с ЕНВД и ПСН.

ЕНВД объединяет 3 налога: на прибыль, имущество и НДС. Виды деятельности в каждом регионе свои, но количество работников до 100. Если их нет, налог снижается (до 100%) на суммы выплат по страховым взносам за себя, при наличии работников – на суммы (до 50%) взносов за себя и работников. Из налоговой базы вычитается 18 тыс. руб. за приобретение каждой онлайн-кассы. ЕНВД совмещается с ЕСХН, УСН и ОСНО.

УСН – самая популярная система у ИП. Ведение бухучета простое, налоговая нагрузка небольшая. Вид расчета предприниматели выбирают самостоятельно, суммы авансовых платежей снижаются за счет страховых выплат. Плюс – отсутствие необходимости документально доказывать расходы, если налог начисляется с прибыли. НДС не начисляется, если ничего не ввозится из-за границы. Снижаются риски выездных проверок налоговиков и судебных споров. Но УСН нельзя использовать при ведении бизнеса в сферах, определенных ст. 346.12 Налогового кодекса (ломбарды, страховщики, МФО, иностранные организации и др.).

ЕСХН применяют ИП, занимающиеся:

Компании по растениеводству

  • растениеводством
  • рыболовством, доращиванием и выращиванием рыбы
  • производством животноводческой продукции
  • первичной переработкой сельхозпродукции

Пунктом 3 статьи 346.1 НК с 2018 года отменен налог на имущество, если оно используется для ведения бизнеса. ЕСХН не выгодно, если контрагенты платят НДС.

Перед покупкой патента желательно сравнить его цену с выплатами по ЕНВД и УСН, так как ПСН рассчитывается из возможного дохода (не реального), объем которого зависит от региона. Стоимость патента зависит также от количества торговых точек, автомобилей, работников, сданных в аренду объектов недвижимости. Для расчетов используется калькулятор на сайте ФНС.

При выборе системы налогообложения сначала определяется, какие из них подходят для конкретной сферы деятельности.

Второй критерий – количество работников:

  • до 15 — для патента
  • до 100 – для ЕНВД и УСН

Лимит доходов можно не рассматривать, так как его трудно преодолеть. При работе с плательщиками НДС подойдет только ОСНО. УСН «доходы минус расходы» не стоит выбирать, если нет уверенности, что издержки можно подтвердить документально. Конечный этап – расчет налоговой нагрузки.

Этап 2. Наемные сотрудники

Если сотрудник квалифицированный:

  • хозяйственные операции фиксируются своевременно
  • оформляется первичная документация
  • документооборот под контролем
  • отчеты составляются вовремя
  • не нужно общаться с налоговиками

Но у этого варианта есть и недостатки:

  • опытного и честного специалиста найти сложно
  • требуется компьютер и программное обеспечение
  • выплачивается зарплата (30-50 тыс. руб.), отпускные, больничные, отчисления во внебюджетные фонды
  • отсутствует гарантия, что информация останется конфиденциальной

Главный недостаток – риск, если бухгалтер пришел без рекомендации. При недостаточной квалификации приходится платить штрафы и разбираться с другими предусмотренными законами санкциями.

Аутсорсинговые компании проблемы решают быстро, предлагают услуги юристов по трудовому и налоговому законодательству. Работу бухгалтера регулярно проверяет внутренний аудитор. Благодаря быстрому реагированию на изменения в законах и наличию современного программного обеспечения качество работы высокое.

Ответственность определена договором. Если он составлен правильно, расходы на пени и штрафы, начисленные за утрату документов, ошибки, нарушения, заказчику возмещаются. Утечка информации почти исключается, так как это выгодно и ИП, и аутсорсеру.

  • сложности во взаимодействии
  • срочные вопросы решаются за дополнительную плату
  • не осуществляются работы, не предусмотренные договором
  • налоговики могут обвинить в уклонении от налогов, если решат, что аутсорсер влияет на заказчика

Некоторые из этих проблем можно решить на этапе составления договора, четко определив функции аутсорсера.
Наемный работник – это дополнительные затраты, которые могут себе позволить только самые успешные ИП. Если документации и работников немного, большинство справляется самостоятельно.

Этап 3. Как выбрать вид бухгалтерского обслуживания

Сложность бухучета с каждым годом увеличивается:

  • с налоговиками требуется ведение электронного документооборота
  • если сделки проводятся с НДС, предоставляются документы поставщиков и покупателей
  • отчеты Пенсионному фонду составляются каждый месяц
  • каждый квартал подается 6-НДФЛ

Даже при выявлении мелких нарушений начисляются пени и штрафы, блокируются счета. Особенность ИП – ответственность за долги собственным имуществом. Даже после прекращения деятельности по долгам приходится платить. В противном случае наступает уголовная ответственность.

Данные статистики свидетельствуют, что штатных и приходящих бухгалтеров становиться меньше. Большинство предпринимателей пользуются услугами аутсорсеров, у которых высокий уровень автоматизации, исключающий промахи и ошибки.

Перед выбором желательно проанализировать информацию обо всех компаниях. Важно также, сколько предприятий обслуживает каждый бухгалтер, наличие у него диплома о высшем образовании и сертификатов, удостоверяющих прохождение курсов повышения квалификации. Если сотрудники компании обслуживают по несколько предприятий, существует вероятность снижения качества работы.

Хороший аутсорсер перед заключением договора проводит экспресс-аудит. Важно, чтобы была возможность:

  • получать консультации по ведению бизнеса
  • пользоваться помощью юриста
  • получать поддержку в ведении банковских счетов
  • хранить документацию в офисе аутсорсера
  • заказать услуги курьера

Перед подписанием договора следует тщательно изучить содержание – обязательны пункты, определяющие, как передается документация, кто отвечает за ошибки и просрочки, как компенсируется ущерб при некачественном выполнении работы, как гарантируется конфиденциальность. Желательно, чтобы был онлайн-доступ к бухгалтерии предприятия.

Чаще всего услугами аутсорсеров пользуются предприниматели с большим объемом документов при необходимости оптимизировать бухучет. Штатного бухгалтера не выгодно содержать, если сфера деятельности сезонная или нет возможности обеспечить специалиста работой на сто процентов.

Большинство аутсорсинговых компаний предлагает различные пакеты услуг.

Это интересно:  Выращивание лука в открытом грунте как бизнес в домашних условиях

Кроме бухгалтерского учета ИП заказывают:

  • кадровый учет
  • финансовое планирование
  • оптимизацию налогов
  • составление и сдачу налоговой отчетности
  • подготовку документации (накладных, платежек, актов)
  • согласование платежей по налогам и социальным выплатам

Штатный или приходящий бухгалтер выбирается по таким же критериям. У него должно быть соответствующее образование (желательно высшее) и опыт. Желательно наличие рекомендаций от предыдущих работодателей. Предпочтительнее штатный специалист, ежедневно работающий в офисе. Это позволяет общаться с ним по необходимости.

Мнение о том, что услуги аутсорсеров стоят дорого, не соответствуют действительности. При найме штатного бухгалтера необходимо:

Штатный бухгалтерский сотрудник

  • оборудовать офис и платить аренду за помещение
  • выплачивать зарплату
  • оплачивать канцелярские товары, связь, интернет, обучение сотрудника
  • платить налоги и страховые взносы

Если бухгалтер один, в год он обойдется в 460 тыс. руб. при минимальной зарплате 35 тыс. руб. в месяц. Даже при большом количестве документов (до 200) средняя стоимость аутсорсера по стране 276 тыс. руб. в год на УСН и 372 тыс. руб. в год на ОСНО. ИП экономит, если заказывает только работы, с которыми не может справиться самостоятельно. Например, обрабатывать первичные документы и вести журнал можно самому, бухгалтер будет заниматься кадровым учетом, составлением налоговых отчетов и общением с налоговиками.

  • осуществление операций через интернет (ничего не загружается на компьютер)
  • при оформлении документов учитываются нюансы законодательства, поэтому ошибки невозможны
  • документация доступна в любое время и в любом месте с доступом к сети
  • существует техподдержка
  • предоставляются консультации

Большинство сервисов можно испытать бесплатно.

Вид бухгалтерского обслуживания каждый предприниматель выбирает сам в зависимости от уровня знаний и финансовых возможностей.

Этап 4. Хранение документов и документооборот

Большинство документов в ИП хранятся до 10-и лет:

  • отчеты о пенсионных и страховых выплатах (6 лет)
  • первичные документы (5 лет)
  • бухгалтерские отчеты (4 года)

Трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки работников хранятся 75 лет.

Если документ испортился или потерялся, составляется акт с указанием вида документа, даты составления, причины порчи/утраты. Решить проблему проще, если имеются электронные копии. Если их нет, разрабатываются идентичные документы. Это требует времени, так как обязателен аудит.

Автоматизация бухучета ИП

Существуют бесплатные и платные программы автоматизации для ИП. Выбор зависит от системы налогообложения, количества сотрудников, финансовых возможностей.

Важно также, чтобы:

Программа 1С: предприятие

  • программа была удобна в работе
  • обновления загружались автоматически
  • поставщик предлагал подготовку инфраструктуры, обучение персонала и сопровождение

Самые популярные бесплатные программы:

  • «БухСофт» — для УСН, для интеграции не требуются услуги специалиста
  • «Налогоплательщик-ЮЛ» — кроме налоговой отчетности можно создавать платежки, счета-фактуры, документацию для открытия/закрытия счетов в банке, для интеграции может потребоваться специалист
  • «Инфо-бухгалтер 10.2» — для всех систем налогообложения, подходит для складского, кадрового учета, расчета заработной платы
  • «Бизнес Пак» — для формирования счетов, чеков, накладных, платежных поручений и требований, договоров, возможен обмен документацией через «Телепак»

Самая популярная платная программа — «1С: Предприниматель 8». Она подходит для ОСНО и УСН, легко переводится на юридическое лицо, стоит не дорого, обновления загружаются автоматически. Важно, что не нужно покупать мощный компьютер, так как объем всего 128 Мб. При необходимости хорошо взаимодействует с«1С: Зарплата. Управление персоналом» и «1С: Управление торговлей».

Бухучет важен для любого бизнеса. У ИП без работников чаще всего проблем нет, владелец справляется самостоятельно. Если есть сотрудники и документов много, не хватает квалификации и времени. Приходится выбирать между штатным (приходящим) бухгалтером и аутсорсером. Большинство выбирает последний вариант, позволяющий сэкономить средства и получить гарантии качества.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Нужен ли бухгалтер для ИП?

Ведение бухгалтерского учета для любого индивидуального предпринимателя — очень важный и актуальный вопрос. Как лучше всего его организовать и вести?

На сегодняшний день существуют различные способы, как самостоятельного ведения бухгалтерского учета, так и при помощи бухгалтера или компаний, занимающихся предоставлением таких услуг.

Каждый ИП волен самостоятельно решить, какой из способов ведения бухгалтерии выбрать. В нашей сегодняшней публикации мы выясним, как организовать бухгалтерский учет, и разберемся, нужен ли бухгалтер для ИП в зависимости от применяемой им системы налогообложения.

Виды бухгалтерских услуг для ИП

Для того чтобы разобраться в вопросе о том, нужен ли бухгалтер для ИП, рассмотрим какие виды бухгалтерских услуг существуют. В зависимости от рода своей деятельности, каждый индивидуальный предприниматель сможет выбрать наиболее оптимальный для себя вариант.

Итак, как можно вести бухгалтерский учет индивидуальному предпринимателю?

1. Штатный бухгалтер

Данный вариант подходит тем предпринимателям, которым необходимо вести сложную финансовую отчетность, или тем, кто планирует нанимать работников. В этом случае штатный бухгалтер будет находиться на полном обеспечении ИП.

Для того чтобы штатный бухгалтер работал, ему необходимо создать условия — закупить оргтехнику (отдельный компьютер с выходом в Интернет) и установить все необходимые программы для бухгалтерского учета (включая обновления и консультационно-правовые системы). Также нужно установить программу для сдачи отчетности в электронном виде (если того требует ситуация). Без этих программ бухгалтер не сможет обойтись.

Несомненным плюсом штатного бухгалтера является возможность совмещения должности бухгалтера с должностями офис-менеджера и кадровика.

Необходимость в принятии на работу штатного бухгалтера чаще всего появляется у крупных предприятий и организаций в связи с крупными объемами производства.

2. Приходящий (удаленный) бухгалтер

Неплохим вариантом для предпринимателя, не желающего самостоятельно заниматься ведением бухгалтерского учета может стать приходящий или удаленный бухгалтер. Он может работать по совместительству, а может оказывать частные бухгалтерские услуги (в качестве ИП). Такой способ сэкономит денежные средства.

Приходящему бухгалтеру нужно просто платить зарплату, без каких-либо взносов во внебюджетные фонды. Кроме того, удаленный бухгалтер, как правило, имеет свою оргтехнику и необходимое программное обеспечение.

Стоимость услуг приходящего бухгалтера, как показывает практика, ниже, чем у штатного. Предприниматели, у которых есть необходимость в ведении бухгалтерского учета, вполне смогут позволить себе услуги приходящего бухгалтера.

3. Самостоятельное ведение бухгалтерии при помощи онлайн-сервисов

Использование бесплатных онлайн-сервисов может быть хорошим решением для тех ИП, которые хорошо умеют пользоваться компьютером и для тех, кто разбирается в тонкостях ведения учета и в налогообложении. Для самостоятельного ведения бухгалтерского учета нужно еще и время иметь.

Отметим, что бесплатные онлайн-сервисы — лишь вспомогательное средство. Они не предназначены для проверки введенных данных. Они просто помогают сформировать отчетность.

4. Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Последнее время все более популярным становится аутсорсинг бухгалтерских услуг. Компании, занимающиеся предоставлением бухгалтерских услуг, обеспечивают клиентам полное сопровождение в обслуживании. За последние пять лет российский рынок аутсорсинга заметно расширился и вырос более чем в 2 раза.

Популярность аутсорсинга заключается в том, что бухгалтерская компания заключает с ИП договор о профессиональной ответственности, предоставляя гарантии — полное возмещение материального ущерба.

Кроме того, преимуществом аутсорсинговых компаний является то, что они, как правило, имеют штат специалистов с огромным опытом. Безусловно, данный вариант ведения бухгалтерского учета избавит предпринимателя от множества проблем и значительно упростит и оптимизирует его деятельность.

Бухгалтер для ИП на разных системах налогообложения

А теперь давайте выясним некоторые особенности ведения бухгалтерии индивидуального предпринимателя на разных режимах налогообложения.

Нужен ли бухгалтер для ИП на ОСНО?

Наиболее сложным налоговым режимом в РФ является общая система налогообложения (ОСНО). Многим индивидуальным предпринимателям приходится переходить на этот режим налогообложения в связи с возрастающим уровнем конкуренции. Потребители-организации предпочитают иметь дело с полноценными плательщиками налога НДС.

Ведение бухгалтерии на общей системе налогообложения довольно сложное дело, и если ИП хочет вести свою деятельность спокойно и избежать штрафных санкций, то при использовании этого режима, ему лучше всего обратиться за помощью к квалифицированным и компетентным людям (бухгалтеру или в аутсорсинговую компанию).

Нужен ли бухгалтер для ИП на УСН и ПСН?

Упрощенная система налогообложения в РФ — одна из наиболее популярных. Этот налоговый режим для ИП довольно прост и понятен. Все налоги заменяются одним. Объектами налогообложения выступают «доходы» (6%) или «доходы минус расходы» (15%).

Напомним, что УСН предполагает ведение Книги учета доходов и расходов (КУДиР). ИП должен предоставить отчет в налоговую инспекцию до 31 марта один раз в год, уплачивать взносы в ПФР и ФСС и делать авансовые платежи по налогу.

Нужен ли ИП бухгалтер на УСН? Все зависит от сферы деятельности предпринимателя и от наличия у него сотрудников. В большинстве случаев услуги бухгалтера для ИП на УСН не требуются.

Под патентную систему налогообложения подпадают лишь некоторые виды деятельности. Она может применяться ИП, если численность работников не более 15 человек.

ИП на УСН ведет КУДиР. В два этапа оплачивается налог. Какая-либо отчетность на ПСН не предусмотрена.

Нужен ли предпринимателю бухгалтер, если он применяет несложный режим ПСН? Ответить на этот вопрос сможет только сам ИП.

В случае если предприниматель нанимает на работу сотрудников, он должен:

  • вести кадровый учет;
  • платить налог с зарплаты работников;
  • предоставлять отчетность во внебюджетные фонды.

На ПСН также необходимо вносить платежи в ПФР и ФСС.

Нужен ли бухгалтер для ИП на ЕНВД и на ЕСХН?

Индивидуальные предприниматели, применяющие Единый налог на вмененный доход, имеют право не вести КУДиР. Они обязаны учитывать только физические показатели (которые характеризуют вид деятельности ИП).

  • предоставляет ежеквартальную отчетность в налоговую инспекцию (до 25 числа);
  • уплачивает рассчитанный налог (до 20 числа).

Индивидуальные предприниматели, применяющие Единый сельскохозяйственный налог, ведут КУДиР. Оплата налога ЕСХН происходит 2 раза в год (25 июля и 31 марта), а отчет сдается в налоговую инспекцию один раз в год — до 31 марта следующего года.

Фиксированные платежи на обеих системах платятся в любом случае, вне зависимости от наличия (или отсутствия работников).

Таким образом, можно сделать вывод, что однозначно ответить на вопрос о том, нужен ли ИП бухгалтер — невозможно. Все зависит от того, какой объем отчетности необходимо вести, а также во многом — от финансового положения индивидуального предпринимателя и количества свободного времени.

Сколько стоит бухгалтер для ИП?

Для удобства предлагаем информацию о стоимости услуг по ведению бухгалтерии в виде таблицы:

Приходящий бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг: что выбрать?

В действительности на этот вопрос сложно ответить однозначно. В каждой ситуации есть свои факторы, способные влиять на выбор. В первую очередь необходимо отметить, что ведение бухгалтерского учёта — это не что-то сверхъестественное, а обычная процедура, похожая на любые другие, осуществляемые в организации. Это значит, что её оценка должна базироваться на таких критериях, как:

Это интересно:  Биткоин краны, лучшие биткоин краны 2018

Стоимость услуги бухгалтерского аутсорсинга или приходящего бухгалтера;

Качество бухгалтерского аутсорсинга или приходящего бухгалтера;

Время, затрачиваемое на бухгалтерский аутсорсинг или на работу приходящего бухгалтера;

Степень ответственности исполнителя.

Что из этого важнее, решает исключительно руководитель предприятия, проанализировав каждый критерий оценки.

Стоимость услуг

Распространено мнение, что аутсорсинг намного дешевле штатной бухгалтерии и даже услуг приходящего бухгалтера и что в компаниях, предоставляющих подобные услуги, работают новички, которые за минимальную оплату выполняют самую сложную работу. Аутсорсинговые компании часто передёргивают понятия, иллюстрируя выгоду от сотрудничества с ними при помощи сводных таблиц, где предлагается сравнить затраты на штатного бухгалтера и затраты на аутсорсиг.

«зарплатные» налоги (43 % от официального оклада);

плата за НЕРАБОЧЕЕ время бухгалтера (отпускные / больничные);

установка и ежемесячное обслуживание программных продуктов для ведения бухучета и сдачи отчетности;

установка и ежемесячное обслуживание справочно-правовой системы (без которой работа бухгалтерии просто немыслима);

накладные расходы (аренда рабочего места, обслуживание компьютера, канцтовары и пр.);

всякие «приятные» мелочи в виде подписки на профжурналы, платные семинары по изменениям в налогах и бухучете и пр.

Между тем здесь есть явные натяжки, которые предназначены для того, чтобы запутать не очень внимательного клиента и подвигнуть его к сотрудничеству с компанией, а не со штатным или приходящим бухгалтером. В первую очередь сомнения вызывает пункт про оклад. В любой аутсорсинговой организации работают такие же бухгалтеры, которые получают зарплату. И они не будут работать за меньшие деньги, чем предлагает рынок, просто вы не будете оплачивать их работу или бездействие в течение всего месяца. В стоимость услуг включается только часть их зарплаты, в зависимости от того количества организаций, которые ведет бухгалтер фирмы-аутсорсера. При этом в таблицах в расчёт не берётся оплата услуг других специалистов (например, выполняющих контроль над деятельностью бухгалтера, а также составляющих отчёт, осуществляющих управление, являющихся вспомогательным персоналом). Поэтому велика вероятность, что в итоге с вас потребуют оплатить и эти услуги. Указание подоходного налога как статьи расходов работодателя — ловкий трюк. Все знают, что данный налог удерживается из зарплаты сотрудника, то есть в указанных суммах оклада, он уже учтен. Страховые взносы в фонды — есть не только за услуги штатного или даже пусть приходящего бухгалтера, но и в отношении компании, осуществляющей услуги аутсорсинга. В этих таблицах клиента снова пытаются ввести в заблуждение. Отрицание расходов на помещение — ещё один трюк, не имеющий никакого отношения к реальному положению вещей. Все сотрудники компании, осуществляющей аутсорсинг, работают в каком-то офисе, имеют своё оборудование, платят по коммунальным счетам — все эти расходы компенсируются за счёт средств клиента. О них не упоминается в таблицах как о существующих, но тем не менее они берутся из других статей расходов заказчика. Компании, осуществляющие аутсорсинг, берут хитростью. Они выставляют экономию на штатных или приходящих бухгалтерах как преимущество, покрывая эти расходы за счёт новых статей.

Тем не менее это не значит, что сотрудничество с ними выйдет дороже, чем услуги штатного или приходящего бухгалтера. Вопрос лишь в том, что обещанная экономия значительно преувеличена в заявлениях компании.

Что же в связи с этим можно сказать об услугах приходящего бухгалтера?

Уважаемые руководители, помните, что бухгалтерия — это не то, на чем нужно экономить! Хороший бухгалтер стоит дорого, плохой — еще дороже! Поэтому будьте внимательны, дешевых деликатесов не бывает даже в мышеловках!

Для меня неприемлемо «поточное производство», что характерно и для бухгалтерских компаний, поэтому я работаю исключительно с ограниченным числом ИП и ООО. Это позволяет строить долговременные и стабильные рабочие отношения с каждым, для кого это важно. Такой подход гарантирует обоим сторонам сделки взаимное соблюдение интересов, надежность и стабильность.

Качество оказываемых услуг

Качество в данном контексте — это то, насколько правильно штатным, приходящим или удалённым бухгалтером составлены отчёты, как безошибочно составлена документация, а также показатель того, как оперативно выполнена работа. Часто это зависит не от того, какой именно способ ведения бухгалтерии выбран, а от того, какого уровня штатные, удалённые или приходящие бухгалтеры привлечены к выполнению работы.

Оперативность оказываемых услуг

Здесь многое зависит от того, как организован рабочий процесс. На самом деле, при правильном подходе можно добиться одинаковой эффективности как от штатного специалиста, так и от аутсорсинговой компании, а также и от приходящего бухгалтера. Можно обговорить все сроки, в которые будет происходить обработка документации, продумать порядок действий на случай непредвиденных обстоятельств, наладить оперативные способы связи и передачи документов. Всё это возможно, хотя и потребует определённой изобретательности. Тем не менее следует учитывать, что аутсорсинговая компания имеет некоторые преимущества перед приходящими и штатными бухгалтерами. Ведь в случае, если бухгалтер, который в ней ведёт ваше предприятие, заболеет, его может подменить другой специалист, а вот с приходящим бухгалтером так не получится. И всё же следует учитывать, что новый сотрудник в аутсорсинговой компании — это человек, не знакомый с нюансами вашей организации, и он вряд ли, даже несмотря на оперативность реакции, сможет компетентно помочь вам своими услугами. Кроме того, не стоит забывать, что аутсорсинговая компания, как и приходящий бухгалтер, работает со множеством клиентов, так что в случае необходимости не всегда способна отреагировать на вашу заявку. Иногда пара документов может находиться в очень продолжительной очереди для обработки, что, конечно, нежелательно ни для какого бизнеса. С приходящим или штатным бухгалтером такой проблемы не случится.

Ответственность за оказываемые услуги

Приходящий бухгалтер может быть вашим другом, родственником знакомого и просто хорошим человеком, но полагаться на всё это очень непредусмотрительно. Если вы решили сотрудничать с таким человеком, то единственная гарантия надёжности взаимодействия с приходящим бухгалтером — фактически заключённый договор. Не стоит относиться к этому как к выражению недоверия.

В отношении аутсорсинговой компании нельзя сказать ничего однозначного, ведь такие организации, как и штатные или приходящие бухгалтеры, бывают самыми разнообразными, и от этого часто зависит степень их ответственности перед клиентом. Но надо учитывать, что ответственность перед вами аутсорсинговая компания или ИП-приходящий бухгалтер несут в соответствии с Гражданским кодексом, а не с Трудовым как у штатного бухгалтера.

На что обращать внимание при поиске приходящего бухгалтера

Независимо от предпочитаемого способа ведения бухгалтерии, будь то приходящий бухгалтер либо аутсорсинговая компания, всегда нужно следить за тем, какую квалификацию имеет специалист. Именно она является первостепенным ориентиром, тем более если речь идет о незнакомом человеке, получить информацию о котором вам просто неоткуда. Следует понимать, что вы доверяете приходящему или удалённому бухгалтеру дела своей фирмы, а потому должны быть полностью уверены в надёжности вашего сотрудничества. К сожалению, встречаются случаи, когда с небольшими предприятиями пытаются сотрудничать приходящие бухгалтеры, не имеющие достаточной квалификации или опыта, желающие нажиться на чужой непредусмотрительности и доверчивости.

Ещё одним важным нюансом, который следует учитывать, является договор. Ведь, если он заключён на разовую услугу, приходящий бухгалтер может бросить ваше предприятие в любой удобный для себя момент. И чаще всего случается, что для вас этот самый момент оказывается самым неподходящим. Также не стоит пренебрегать сбором информации о приходящем бухгалтере, ведь этот человек может в любой момент найти себе постоянную работу и попросту исчезнуть. И это ещё полбеды, если такой специалист просто пропадёт, но если при этом он не позаботится о том, чтобы возвратить документы, то это грозит серьёзными проблемами.

Так на что же обращать внимание, разыскивая себе порядочного приходящего бухгалтера, который ответственно отнесётся к своим обязанностям?

В первую очередь не стоит пренебрегать тщательным изучением и проверкой сведений из резюме. Обязательно спросите у приходящего бухгалтера документы, которые могут подтвердить то, что он обладает необходимой вам квалификацией. Что может послужить таким документом? В принципе, тут могут быть разные сертификаты, но одним из самых авторитетных вариантов оценки уровня приходящего бухгалтера является аттестат, выданный Институтом профессиональных бухгалтеров и аудиторов России. У данного института довольно серьёзные требования к бухгалтерам, так что наличие у приходящего бухгалтера выданного этим Институтом документа может свидетельствовать о высокой квалификации. Следует учитывать, что нередко создаются различные союзы и прочие объединения бухгалтеров. Доверять их сертификатам, представленным приходящими бухгалтерами, не стоит, поскольку единственное условие получения подобных документов — денежный взнос, так что иметь их несложно для любого человека независимо от его способностей.

5 советов, как выбрать приходящего бухгалтера

Приходящий бухгалтер, который является профессионалом, всегда умеет объяснять бухгалтерские процессы доступным языком. Это свидетельствует о том, что он прекрасно понимает, о чём ведёт речь.

Профессиональный приходящий бухгалтер быстро выявляет любые ошибки в первичной документации.

Встречаются приходящие бухгалтеры, которые любят жаловаться на отсутствие общего языка с налоговой инспекцией или сложности в новом законодательстве. Этот признак может свидетельствовать о непрофессионализме данного работника, не способного действовать в бухгалтерской сфере.

Приходящий бухгалтер должен хорошо ориентироваться в сданных им бумагах. Попросите объяснить тот или иной пункт. Если эта просьба вызвала у вашего нанятого работника затруднения, то с ним явно что-то не так.

5. Насколько просто связаться с вашим приходящим бухгалтером? Как много времени он может уделить вашей организации? Случается, что перегруженный работой приходящий бухгалтер, несмотря на все свои выдающиеся качества, не способен качественно и в срок выполнять возложенные на него функции.

Как должна строиться работа, чтобы приходящий бухгалтер действительно вам помогал

Как уже говорилось раньше, для того чтобы иметь уверенность в надёжности сотрудничества с приходящим бухгалтером, необходимо правильно заключить договор с ним. Следует понимать, что те обязанности, которые не будут предусмотрены данным документом, впоследствии уже нельзя возложить на приходящего бухгалтера. Одна из самых важных функций такого договора — определение степени ответственности приходящего бухгалтера. Нельзя при этом пренебрегать и установлением правил конфиденциальности, чтобы ваша коммерческая тайна или личные данные работников внезапно не стали бы достоянием общественности. Сложно переоценить важность правильного выбора приходящего бухгалтера. Правильно организуйте рабочий график, предусмотрите действия сторон в случае непредвиденных ситуаций, требующих моментальной реакции.

И еще один важный пункт.

Если бы при приеме на работу к водителям относились так же, как к главбухам, то объявление о вакансии выглядело бы примерно так:

Требования: профессиональные навыки управлении легковыми и грузовыми автомобилями, троллейбусами, трамваями, поездами метрополитена и фуникулера, экскаваторами и бульдозерами, спецмашинами на гусеничном ходу, боевыми машинами пехоты и современными легкими/средними танками, находящимися на вооружении стран СНГ и НАТО. Приветствуются, но не обязательны навыки управления легкими самолетами, вертолетами, пассажирскими авиалайнерами, сверхзвуковыми самолетами. Навыки раллийного и экстремального вождения — обязательны, опыт управления болидами F1 — приветствуется. Знания и опыт ремонта поршневых и роторных двигателей, автоматических и ручных трансмиссий, систем зажигания, бортовых компьютеров, антиблокировочных систем, навигационных систем (GPS) и автомобильных аудиосистем ведущих производителей — обязательны. Необходимы также навыки проектирования легковых, грузовых и иных видов автотранспорта, желательны навыки ремонта и отладки сборочных конвейеров. Опыт проведения кузовных и окрасочных работ приветствуется. Претенденты должны иметь сертификаты BMW, General Motors, Ford, Mercedes и/или иных автоконцернов, а также справки об участии в крупных международных ралли не более чем двухлетней давности (призовые места желательны).

Это интересно:  Водные аттракционы: как организовать вой летний бизнес?

В наше веселое время оптимизации к главбухам почему-то стали предъявлять такие же требования.

Для того что бы стать квалифицированным программистом, юристом или бухгалтером необходимо получить соответствующее образование, постоянно повышать квалификацию, отдавая свое время любимой работе, совершенствуя свои навыки и пополняя багаж знаний. Может ли бухгалтер быть и программистом, и юристом в одном лице? Только отчасти. Конечно, работа бухгалтера связана со множеством программных продуктов и хороший бухгалтер должен хорошо ориентироваться в программе, которая используется для учета, уметь, грамотно составить техническое задание, оттестировать полученный результат и передать работы клиенту; должен знать какие риски несет та или иная формулировка с договоре, но даже самый высококлассный бухгалтер не сможет качественно написать программу, обработку для программы или отчет, а так же составить сложный договор, учитывающий все нюансы гражданских взаимоотношений, на том же уровне, как это сделает специалист, постоянно занимающийся этой деятельностью. Современный бухгалтер обязан каждый день просматривать и изучать массу информации по своей специальности, иначе он очень быстро потеряет квалификацию. Принимая решение нанять частного бухгалтера нельзя рассчитывать, что он «за те же деньги» полностью настроит программу, сделает комфортной вашу работу, организует все бизнес-процессы и не будет докучать не понятными вопросами, при этом позволит сэкономить на других специалистах. Услуги бухгалтера, по сути, мало чем отличаются от других услуг, тех же ресторанов, химчисток, дизайнеров и таксистов. Но мы, садясь в машину такси, не предлагаем водителю сбегать для нас за кофе.

Три проверенных способа сократить на 70 процентов расходы на бухгалтерию

Статьи по теме

Бизнес.Ру нашел для вас три работающих способа сократить расходы на бухгалтерию. Подойти к вопросу можно оптимально, стратегически или рационально. В статье – подробные инструкции: как выбрать надежный аутсорсинг бухгалтерии, как нанять бухгалтера, который не разорит компанию, и на чем можно сэкономить в уже действующей бухгалтерии.

Способ № 1: оптимальный. Передайте часть функций бухгалтерии или всю бухгалтерию на аутсорсинг

Аутсорсинг поможет сократить расходы на бухгалтерию в 2 – 3 раза по сравнению со штатным бухгалтером. Вы экономите на зарплате штатного сотрудника, обязательных отчислениях, оборудовании рабочего места, дополнительном обучении, справочных системах, вплоть до канцтоваров. Аутсорсеры берут оплату за конкретно оказанные услуги. Передать бухгалтерию на аутсорсинг можно или полностью, или конкретные функции – расчет зарплат, отчисление взносов. В некоторых случаях с помощью аутсорсинга можно полностью окупить затраты на бухгалтерию при помощи схем налоговой оптимизации, которые вам предложат аутсорсеры.

Наталья Мищанин , руководитель отдела бухгалтерского аутсорсинга Главбух Ассистент

К нам часто приходят клиенты, у которых был свой бухгалтер, с просьбой разобраться с учетом компании, так как там ничего не понятно. При этом компания уже получила требования из контролирующих органов о погашении задолженности по налогам, которой по мнению клиента, быть не должно, или заблокировали расчетный счет организации. Во время аудита чаще всего мы обнаруживали неправильно сформированные проводки, что приводило к неверному расчету налогов и некорректному заполнению деклараций и как следствие – к санкциям со стороны контролирующих органов, которые не позволяли компании эффективно вести свою деятельность.

В США 92% бухгалтерских услуг оказывают на аутсорсинге.

«Что, если…?» Три страха, которые мешают перейти на аутсорсинг

5 вопросов, которые нужно задать аутсорсеру перед тем, как заключить с ним договор

Мы напрямую возместим ваши убытки.

С персональным менеджером, который будет распределять задачи между специалистами аутсорсинга.

В электронном виде. Достаточно отсканировать или сфотографировать документы.

Тариф «все включено». Стоимость услуги зависит от вида деятельности, режима налогообложения и количества сотрудников.

Любые бухгалтерские услуги. При необходимости займемся кадровым учетом и юридическим сопровождением. Вести каждое направление будут профильные специалисты.

Евгений Полубояров , соучредитель двух аутсорсинговых компаний

Как избежать ошибок при выборе аутсорсинга?

1. Обратите внимание на стоимость услуг: если цена сильно отличается от средней по рынку, велик риск, что вами будет заниматься новичок-стажер под периодическим присмотром старшего товарища.

2. Узнайте, есть ли доступ к бухгалтерской базе и системе сдачи отчетности. Так вы сможете в любой момент попросить знакомого бухгалтера проверить вашу базу и отчеты и высказать свое мнение, хорошо ли вас ведут аутсорсеры.

3. Уточните, будет ли у вас закрепленный сотрудник. Удобно, когда вы можете контактировать с одним ассистентом или менеджером, который будет оперативно отвечать вам и решать все вопросы.

Анна Шереметьева , эксперт по бухгалтерии и налогам, заместитель Генерального директора консалтинговой компании Wagner & Experts

На что обратить внимание при выборе аутсорсинга:

1. Квалификация бухгалтеров. Узнайте, обладают ли они экономическим образованием, глубокими знаниями бухгалтерского и налогового учета? Некоторые аутсорсинговые компании для экономии набирают бухгалтеров без специального образования.

2. Ценообразование. Узнайте, из чего складывается стоимость, когда она может измениться, какие конкретно услуги включены, за что придется платить отдельно. Многие аутсорсинговые компании демонстрируют низкие цены, но в результате получается наоборот: клиент рассчитывает на минимальную стоимость за минимальный набор услуг, а потом получает счет на большую сумму за дополнительные услуги. Например, за выгрузку оборотно-сальдовой ведомости из 1С или подготовку справки 2-НДФЛ.

Три истории ваших коллег, которые уже перешли на аутсорсинг

Индивидуальный предприниматель

Юлия Чебуркова , основатель проекта Business Metrica

Для ИП без сотрудников совсем все просто. Я подключила сервис электронного ведения бухгалтерии, добавила туда свой расчетный счет. При этом использую самый минимальный тариф — этого достаточно для того, чтобы отчитываться перед налоговой и оплачивать страховые взносы. Документы для контрагентов сама формирую в бесплатном сервисе той же программы.

Малое предприятие

Федор Федотов , директор ООО «Оптомед»

У нас компания небольшая, не хватало времени самим заниматься бухгалтерией, отдельного специалиста тоже не хотели брать в штат. Сначала пробовали вести учет в специальной программе, но там много опций, настроек, вкладок, это хорошо, но занимает время. В итоге решили найти бухгалтера на удаленке. Хотелось взять не человека с улицы, а найти компанию, которая давно занимается этим направлением. В итоге кто-то из знакомых посоветовал Главбух Ассистент. Проще, когда работает опытный знающий персонал, а не просто бухгалтер, который прошел собеседование и все. В чем плюс аутсорсинга – совсем не ломали голову, когда нужно было сдавать отчеты. Сама форма взаимодействия тоже удобная: сканируем документы и отправляем – не нужно никуда нести кипу бумаг.

Крупная компания

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

Когда я работал в розничной сети по продаже автомобильных запчастей, каждый магазин обслуживал отдельный сервер со своей бухгалтерской программой. Объяснение было простое: большая номенклатура товаров. За четыре года число магазинов выросло с 6 до 25. Усложнился учет. Требовалось нанять больше бухгалтеров. Вместо этого мы решили передать учет на аутсорсинг. Процесс проходил в пять этапов.

На первом — создали дата-центр, который обрабатывал поток информации. Для этого купили мощный сервер, проложили в каждом магазине основной и резервный каналы связи, подключили в центральном офисе два канала от двух провайдеров, сделали автоматическое переключение между каналами в случае перебоя связи.

На втором — внедрили единую учетную программу, доработав ее под свои условия. Это позволило удаленной бухгалтерии вести учет в режиме реального времени.

На третьем — наладили сбор первичных документов, оборот приказов в программе и их электронную рассылку. При издании приказа внешняя бухгалтерия сразу получала его копию.

На четвертом — выбрали бухгалтерскую компанию из трех претендентов. В расчет принимали опыт, численность и квалификацию сотрудников, текущие проекты и их отраслевую специфику, а также стоимость услуг.

На последнем этапе передали на сторону все функции, за исключением учета товародвижения. В частности, аутсорсер исполнял обязанности главбуха, вел кадровый учет, учет административных затрат, отвечал за приемку, ревизию и хранение документов.

В итоге внешняя бухгалтерия позволила сократить затраты на учет на 15 процентов. Отпала необходимость в найме новых бухгалтеров при открытии магазинов. Налоговые риски на случай ошибок покрывались страховкой бухгалтерской компании.

Бесплатно попробовать бухгалтерский аутсорсинг в течение месяца можно здесь.

Способ 2: стратегический. Нанимайте на работу эффективных бухгалтеров, которые не разорят вашу компанию

Нанять на работу хорошего бухгалтера, если сам не разбираешься в бухучете, – сложно. Мы подготовили пошаговый алгоритм, который поможет найти подходящих кандидатов и правильно их протестировать.

Шаг 1. Правильно составьте описание вакансии

Кратко опишите деятельность компании, укажите, нужно ли будет организовывать учет с нуля, или бухгалтер продолжит его после предшественника. Укажите, ведете ли вы деятельность или сдаете «нулевую» отчетность. Обозначьте размер организации, количество операций в месяц, сколько юридических лиц нужно будет вести бухгалтеру. Укажите, будет ли он заниматься оптимизацией налогов. Отметьте, готовы ли вы потратиться на софт: 1С, справочные системы.

Шаг 2. Оцените резюме

Посмотрите предыдущее место работы бухгалтера: знаком ли он с вашей сферой, нет ли в списке компаний ваших партнеров или конкурентов. Оцените стаж работы: в идеале кандидат должен проработать на одном месте работы не менее двух-трех лет и пройти все стадии профессионального роста.

Шаг 3. Проведите собеседование

Не доверяйте слепо информации, которая указана в резюме. Попросите соискателя рассказать о своей профессиональной деятельности, о достижениях. Задайте кандидату вопросы по изменениям действующего законодательства – по учету, налогообложению. Легко ли он ориентируется в них? Предложите бухгалтеру сделать тестовое задание, с помощью которого сможете проверить его знания.

В статье использовались материалы с сайтов:

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий