Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: обязанности

Сейчас довольно часто можно встретить в объявлениях о поиске секретаря-делопроизводителя. Данный факт отражает нынешнюю востребованность этой профессии. Этот работник является незаменимым на предприятии, так как его прямой обязанностью является обработка большого количества документации. Чем еще входит в его компетенцию? И почему в последнее время он стал таким востребованным? Необходимо разобраться в этом подробнее.

Основы профессии секретаря делопроизводителя

Как правило, у каждого среднего и крупного предприятия имеется в штате сотрудников делопроизводитель. В основном этот работник занимается только бумажной работой, что собственно и является его прямой обязанностью. Такая профессия может ошибочно восприниматься как довольно скучная и неинтересная. На самом деле масштабы созданного на предприятии документооборота поражают, и с ним разбирается данный сотрудник.

Именно для структурирования и обработки документооборота на предприятии и необходим делопроизводитель. Выделяют пять основных обязанностей и функций, ложащихся на плечи этого работника:

  • Обработка и ведение всего документооборота в организации;
  • Постоянные звонки и разговоры с клиентами;
  • Учет и использование приходящей корреспонденции;
  • Постоянный контроль документации, которой занимаются другие работники;
  • Отправление документов в архив.

Как уже стало понятно, секретарь-делопроизводитель должен обладать соответствующими навыками, и быть знакомым с нормами и правилами делопроизводства.

Немаловажные особенности профессии

Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии? Ведь возложенные обязанности и условия в которых он находится не проходят бесследно. И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить личные качества, которые наиболее подойдут для такой работы. Что именно будет требоваться от работника:

  • Аналитический склад ума. Это необходимо для того, чтобы максимально быстро разбираться с большим объемом документов и при этом принимать правильные решения;
  • Возможность концентрироваться на протяжении долгого времени на одной проблеме;
  • Возможность выполнять несколько поручений в одно время. К примеру, это могут быть звонки клиентам и обработка документации;
  • Развитая память, так как постоянно будет необходимо что-нибудь запоминать;
  • Ответственность;
  • Коммуникабельность и доброжелательность;
  • Спокойствие стрессоустойчивость. Поскольку работа иногда может идти в очень быстром темпе;
  • Быть восприимчивым к возможной критике в свою сторону;
  • Поставленная правильная и четкая речь.

Если сотрудник обладает вышеперечисленными качествами, то в таком случае он будет легко справляться с работой. Однако, у данной специальности существуют медицинские противопоказания, в случае если претендент будет иметь следующие проблемы:

  • Проблемы с органами дыхания. Астматикам категорически запрещается такая пыльная работа;
  • В случае если у работника есть болезни или пороки сердца. Сюда же входит аритмия и гипертония;
  • Всевозможные нервные расстройства.

Если их у работника нет, то в таком случае для его работы в качестве делопроизводителя не существует никаких преград.

Круг обязанностей секретаря делопроизводителя

На сегодняшний день фактически в каждом населенном пункте на предприятии работает делопроизводитель. Он имеет ряд своих должностных обязанностей, которые необходимо четко и правильно выполнять. Рассмотрим их:

  • Принимать и обрабатывать всю поступающую корреспонденцию. Так делопроизводитель должен провести регистрацию письма, после чего направить его адресату. Если в нем указаны предписания, то необходимо будет проконтролировать их исполнение. После чего подобного рода информация записывается в журналы и карточки из которых в последствии будет составлен банк данных;
  • Должен сопровождать документ на всех стадиях оформления. А именно подготовить его, после чего оформить в соответствии с правилами и стандартами. В последствие принять и обработать его и отправить на хранение в архив. Кроме того, делопроизводитель в случае востребования какого-то документа должен быть готовым быстро предоставить его;
  • Проведение учета отправленных и принятых бумаг и документов. Прежде всего необходимо для того, чтобы ничего не потерять;
  • Проведение архивации документации. Здесь важно отметить, что этот процесс должен быть максимально четким, так как в случае востребования документа он должен быть быстро найден;
  • Правильный подход при создании справочной базы и ее последующем ведении. Очень важно, чтобы в последствии можно было быстро найти необходимый документ;
  • Проведения контроля за оформлением и подписанием документа. Ведь в случае если документ быть неверно составлен его действие может быть аннулировано либо же создаст проблемы предприятию;
  • Принятие ответственности за всю документацию на предприятии.

С перечнем возложенных предприятием обязанностей может справиться только делопроизводитель, имеющий специальную подготовку. Стоит отметить, что все обязанности, возложенные на него, максимально оптимизируют его работу и делают ее эффективной и быстрой.

Что написано в должностной инструкции главного инженера? Об этом вы узнаете в нашей статье.

Здесь указаны права и обязанности кладовщика, его должностная инструкция.

Что должен уметь и знать электрик? Об этом вы узнаетет тут максимально подробно.

Специфика работы

Как правило, работа предприятия или организации зависит от потока ее внутренних и внешних документов. А вот как раз их систематизацией и последующим переформатирование в отлаженный бюрократический магазин занимается делопроизводитель. Интересно, что даже в государственных учреждениях таких как детский сад или школа, объем документации также находится на большом уровне.

Садики стоит даже выделить в связи с тем, что они в соответствии с относительно недавно принятым законопроектом «об образовании» были наделены большей автономией и расширили свой спектр прав.

Также это может касаться и других видов деятельности, в том числе научной и кадровой. Непосредственно руководство таких организаций ведет свою деятельность по направления изначально установленным в уставе предприятия. При этом для фирмы жизненно важным является проведение переговоров, деловой переписки и подписание договоров. Все эти факторы прежде всего влияют на документооборот внутри самого предприятия. И весь этот объем нужно систематизировать и обработать. В связи с этим у секретаря делопроизводителя возникает обязанность изучать и распределять документы по их классификации:

  • Относящиеся к распорядительным;
  • Относящиеся к информационным и справочным;
  • Относящиеся к организационным;
  • Относящиеся к кадровым;
  • Относящиеся к финансовым и техническим.

После классификации документы нужно систематизировать, только после чего отправлять их для выполнения.

Важные функции секретаря делопроизводителя

При составлении должностной инструкции, нужно тщательно изучить и учесть функциональные обязанности секретаря делопроизводителя.

Функциональные обязанности подразумевают в первую очередь те основные действия, которые должен взять на себя секретарь делопроизводитель:

  • Это обработка все приходящий документов, после чего следует занесение их в регистр и отправка согласно классификации, в подразделение;
  • Проведение учета и контроля при документообороте, а также слежение за исполнением;
  • После обработки документации отправка ее к указанному адресату;
  • Проведение организации для максимально лучшего хранения документации.
Это интересно:  Бизнес на разведении африканского сома - пошаговая инструкция

Здесь были перечислены основные положения, согласно которым организовывается работа делопроизводителя. Стоит отметить, когда указывается или отмечается о должностных обязанностях, то подразумевается функции, которые будет выполнять сотрудник в организации. Поэтому вышеперечисленные действия были изначально рассчитаны на определенную структуру, созданную внутри компании.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя – права и обязанности

Отметим также и важность того, что на секретаря накладываются не только обязанности, но и определенные права. К ним относится непосредственно возможность ознакомится с рабочим проектом.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно!

В случае если секретарь обнаружил в силу своей компетенции недостатки или ошибки в нем, то он обладает правом обратить внимание руководства на них.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

2. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

2.3. Организацию делопроизводства;

2.4. Методы оформлении обработки документов;

2.5. Архивное дело;

2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;

2.8. Стандарты УСОРД;

2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.10. Основы этики и эстетики;

2.11. Правила делового общения;

2.12. Основы организации труда и управления;

2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;

2.14. Основы административного права и законодательства о труде;

2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;

2.16. Правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

На секретаря возлагаются следующие функции:

3.1. Организация делопроизводства.

3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.

3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.

3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.

3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.

3.9. Организует прием посетителей.

3.10. Организует командировки директора.

3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5 . Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.

4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.

5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.

6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: каковы права и обязанности работника?

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.

Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого.

Необходимые пункты

Обязательными для внесения будут:

Это интересно:  Должностная инструкция повара детского сада

Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно чётко разделить пункт на основные и второстепенные задачи. Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, приём корреспонденции – явно важнее, нежели подать чай и кофе в приёмную.

Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты.

Оформляете увольнение во время очередного отпуска? Предлагаем ознакомиться с подробностями.

Ищете форма № Т-1 образец заполнения? Он находится тут.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная).

Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно.

Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще – знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).

Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др.

Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ.

Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра.

Иерархия. Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными.

Ответственность (в т.ч. материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны). И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника.

Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях.

Необязательные пункты и права сотрудника

Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.

Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы.

Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.

Производите заполнение платежной ведомости? Вам следует узнать больше.

Какая проставляется дата составления приказа об увольнении? Переходите по ссылке. http://101million.com/dokumenty/prikazy/ob-uvolnenii.html

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

  1. На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
  2. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
  3. На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте.
  4. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.

Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.

О чем следует помнить?

Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции.

В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции:

  1. Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).
  2. Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ.
  3. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов. Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно.
  4. Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи.

Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Суть профессии секретаря трактуется весьма свободно: у каждого шефа свои представления о том, какие обязанности должна выполнять «девушка из приемной». В одной фирме это человек, отвечающий на звонки и варящий директору кофе, в другой – «правая рука» руководителя.

В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель. Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь – универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами. Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально. Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:

  • знаний основ делопроизводства, архивного дела;
  • уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота);
  • умения пользоваться оргтехникой.

В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинистка» или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело. Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном. Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.

Это интересно:  Должностная инструкция юриста: обязанности юрисконсульта

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Определившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа. За разработку должностных инструкций отвечает директор фирмы, но он может поручить эту задачу другому сотруднику, например, кадровику.

Типовой образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит:

  1. Общие положения: требования к образованию, опыту работы; навыки и знания, которыми должен обладать секретарь; какими документами и нормативными актами должен руководствоваться в работе.
  2. Обязанности: прием и обработка корреспонденции, телефонные переговоры, делопроизводство, организация совещаний и т.д.
  3. Права секретаря: иметь доступ к необходимой информации, право подписи на определенных документах, право самостоятельно решать отдельные вопросы.
  4. Подчиненность: кому непосредственно подчиняется секретарь-делопроизводитель, какие работники имеют право давать ему поручения, чьи распоряжения являются приоритетными для выполнения.
  5. Ответственность: за ненадлежащее исполнение обязанностей, за нарушение конфиденциальной информации, коммерческой тайны, за материальный ущерб.

Все положения инструкции должны быть максимально подробно раскрыты, особенно в части обязанностей секретаря и внутрифирменной иерархии – отсутствие разночтений в этих пунктах позволяет избежать конфликтных ситуаций в плоскостях «работодатель- работник» и «секретарь – другие сотрудники». Четко зная свои обязанности, секретарь-производитель может построить максимально эффективную работу и защититься от попыток «навесить» на него чужие дела.

Должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя можно скачать бесплатно на нашем сайте, а затем доработать ее в соответствии с требованиями руководителя и согласовать с юрисконсультом.

Готовый вариант документа утверждается директором и подписывается секретарем при приеме на работу вместе с трудовым договором. Должностная инструкция хранится на рабочем месте секретаря, второй экземпляр передается на хранение в личное кадровое дело сотрудника.

© 2014 «Дежур». Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежура» разрешено только с предварительного согласия администрации. Все права на тексты принадлежат администрации сайта dezhur.com. Сайт может содержать контент, не предназначенный для лиц младше 18 лет.

© 2014 «Дежур». Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежура» разрешено только с предварительного согласия администрации.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр. Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования. Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр. В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков. Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право. Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья. Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности. К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр. Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

В статье использовались материалы с сайтов:

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий